Хранение слипов. Нужно ли хранить чеки по эквайрингу и как это делать? Эквайринг и онлайн-касса

О хранении слипов терминала.Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Информацию читайте в статье.

Вопрос: Чек по оплате по пластиковой картой (слип) с терминала нужно хранить. - это по каждому покупателю? а если их за день 100 -200 человек, все равно? ИЛИ ИТОГОВЫЙ за день?

Ответ: Да, хранить нужно слип по каждому покупателю. Поскольку каждый слип фиксирует факт совершения хозяйственной операции.

В соответствии с требованиями приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

для первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) установлен срок хранения 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (п. 362 приказа Минкультуры России № 558).

исчисление указанного срока хранения документов на бумажных и электронных носителях производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 приказа Минкультуры России № 558).

Таким образом, минимальный срок хранения терминальных чеков (слип) составляет 5 лет, считая с первого января года, следующего за годом совершения.

Срок хранения слипов так же должен быть прописан в договоре эквайринга (посмотрите, что написано в вашем договоре: обычно он составляет 3 года). В течение этого времени банк-эквайер имеет право запрашивать оригиналы или копии первичных документов по операциям, совершенным с использованием платежных карт.

Вместе с этим ответственности за нарушение сроков хранения слипов не установлено. Слип это документ, подтверждающий только осуществление операции с использованием платежной карты. Именно кассовый чек, подтверждает факт продажи товаров, оказание услуг, получение (возврат) денежных средств. Сведения о пробитых чеках подаются в налоговую в режиме реального времени.

В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ , Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , а также в перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании . Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Как работать с кассовым аппаратом

Начало смены

Перед началом работы кассиру-операционисту нужно выдать:
- ключи от кассовой кабины;
- ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика;
- необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.);
- разменную монету и купюры.

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

Конец смены

Отчет о закрытии рабочей смены сформируйте не позднее 24 часов после ее начала. Если прошло больше 24 часов после открытия смены, кассовый чек пробить не получится. В конце смены до прибытия инкассатора:
- сформируйте отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных (п. , ст. 4.3 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ);
- подготовьте и сдайте выручку старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору. Это следует из пункта 2 статьи 4.2 Закона от 22 мая 2003 № 54-ФЗ, пункта 6.1 Типовых правил, утвержденных

Срок хранения кассовых документов отличается от подобных сроков, установленных для другой документации предприятия. Из данной статьи вы узнаете, сколько хранить кассовые документы.

Какие документы являются кассовыми

В 2019 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

• ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
• РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
• Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?» .

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

Евгений Маляр

Bsadsensedinamick

# Бизнес-словарь

Все об эквайринге + рейтинг лучших банков-эквайеров

Эквайринг в современном бизнесе – это не просто модная услуга. Внедрение этой технологии продиктовано требованиями времени. Дальновидные предприниматели давно используют POS-терминалы.

Навигация по статье

• Появление эквайринга
• Классификация эквайринга
• Торговый эквайринг
• Как происходят трансакции с платежных карт
• Организация эквайринга
• Как подключить эквайринг
• Как выбрать банк-эквайер
• Самые популярные банки для эквайринга в России
• Договор эквайринга
• Бухгалтерские проводки, характерные для эквайринга
• Нужно ли хранить чеки по эквайрингу

Многие люди даже не подозревают, что покупая товары в супермаркете, участвуют в сложном процессе, который называется этим иностранным словом. Что такое эквайринг? Простыми словами это услуга банка, позволяющая использовать в торговой точке расчётные или кредитные пластиковые карты. Для современного человека такая возможность кажется естественной, однако появилась она относительно недавно, по крайней мере, в историческом аспекте. Статья рассказывает о том, как работает система, а также о некоторых технических подробностях подключения к ней.

Появление эквайринга

Как известно, любое новшество изначально воспринимается обществом с осторожным пессимизмом. В западных странах система безналичного расчёта традиционно развивалась быстрее. Граждане СССР в те, уже далёкие годы, удивлялись, наблюдая как персонажи заграничных кинофильмов выписывают какие-то чеки, что-то в них записывают двумя-тремя росчерками, и всё – бриллиантовое колье или автомобиль можно забирать.

На постсоветском пространстве долго всё покупали за наличные, и когда у нас появились расчётные карточки, ими чаще всего пользовались только для того, чтобы получить в банкомате «настоящие» бумажные деньги. Со временем отношение к «бытовому безналу» изменилось, хотя и не сразу. Первые опыты эквайринга были сопряжены с техническими проблемами: оборудование барахлило, связь сбоила, очередь роптала, и часто проще было заплатить наличкой. Однако новшество упорно пробивало себе дорогу, а его преимущества оказались очевидными.

Классификация эквайринга

Столь интересный инструмент, как банковская карта, был изначально обречён на более широкое использование, чем только лишь снятие наличных денег, хотя они и бывают необходимы каждому. Различают следующие виды эквайринга:

1. Торговый. Каждый покупатель, рассчитывавшийся в магазине картой (чаще всего набирая PIN на кассовом терминале) знает, что это такое. Даже дополнительных пояснений не требуется.
2. Обменный. Здесь тоже всё просто и привычно. Если требуется наличность, владелец карты идёт к ближайшему банкомату и снимает их со своего счёта. Некоторые банки-эмитенты предоставляют эту услугу бесплатно, другие взимают небольшой процент. Если банкомат принадлежит другому финансовому учреждению, вычет, как правило, значительно выше.
3. Оплата картой в интернете. Расчёты с электронными магазинами осуществляются примерно так же, как и в обычной торговле, однако требуются дополнительные меры безопасности. Проверка карты в условиях её физического отсутствия осуществляется по нескольким каналам. Важнейший инструмент – код CVV.
4. С использованием мобильных девайсов. Мобильный терминал связан с системой, что облегчает продажу и расширяет спектр применения. Расчёты можно производить практически в любом месте, хоть на дому у заказчика, в такси или прямо на улице.

Торговый эквайринг

Смысл термина в наибольшей степени соответствует применению платёжных карт именно в торговле. Он происходит от английского слова acquiring, что значит «приобретение». В современном контексте имеется в виду электронный способ расчётов, в котором принимают участие три стороны: покупатель, продавец и банк-эквайер. Каждый из них заинтересован преимуществами, предоставляемыми системой.

• Покупатель снижает риски, связанные с ношением наличных денег (возможная утеря, кража, ограбление) и сохраняет время, затрачиваемое на получение сдачи. Вероятность обсчёта снижается.
• Продавец экономит на инкассации, уменьшает риски, связанные с накоплением крупных сумм в кассе и активностью фальшивомонетчиков. Повышает скорость обслуживания покупателей в торговых точках. Кроме этого, в последние годы выяснилось, что к трате денег, списываемых со счёта, среднестатистический плательщик относится терпимее, чем в случаях, когда ему приходится доставать хрустящие банкноты из кармана или кошелька. Момент психологический, но для торговли очень полезный.
• Банк получает комиссионные проценты от каждой трансакции, составляющие его доход.

Недостатки у эквайринга тоже есть. Сразу же следует констатировать, что их меньше, чем достоинств.

• Вероятность кражи снижается, но она всё равно не нулевая. Просто мошенникам для осуществления преступных замыслов требуется больше знаний, умений и технической оснастки;
• Любая техника время от времени отказывает;
• Требуется дополнительное обучение персонала;
• Банковский интерес вычитается из суммы покупки мгновенно, что не даёт продавцу возможности «прокручивать» эти средства в течение какого-то времени.

Сам факт чрезвычайно быстрого распространения сервиса свидетельствует о преобладании его преимуществ для торговли.

Как происходят трансакции с платежных карт

Теперь кратко о том, что такое эквайринг банковских карт. Простыми словами процесс продажи описывает следующая инструкция, которая демонстрирует как пользоваться эквайрингом:

• платёжная карта активируется в POS-терминале посредством считывания информации, записанной на магнитной полоске или чипе (в зависимости от её типа);
• данные владельца карты проверяются, вводится PIN;
• с банковского счёта держателя карты списывается сумма покупки;
• распечатывается чек в трёх экземплярах (покупателю, банку и продавцу).

Как понятно из этого алгоритма, для успешного завершения трансакции необходима постоянная связь с банком.

Организация эквайринга

Возникает вопрос о том, как владельцу торговой точки (физической или виртуальной) внедрить столь полезный, удобный и выгодный платёжный инструмент. Возможно ли предоставление услуги эквайринга без кассового аппарата? Нужна ли онлайн-касса интернет-магазинам?

Эта задача упрощается благодаря взаимной заинтересованности банка, предоставляющего возможность получения услуги, и торговой организации, желающей её у себя внедрить.

Кроме этого, Федеральный закон 54-ФЗ устанавливает, что эквайринг с 1 июля 2017 года обязателен для большинства торговых предприятий, принимающих платежи физических лиц. Таким образом, внедрение расчётов по пластиковым картам зависит не только от желания владельца магазина. Это же относится и к онлайн-кассам с фискальными накопителями.

С государственной точки зрения, эквайринг служит эффективным инструментом контроля добросовестной уплаты налогов.

Возможен ли эквайринг без кассового аппарата? Для того чтобы разобраться с этим вопросом, следует учесть следующие юридические моменты:

• Онлайн-кассы должны применяться независимо от того, внедрён ли эквайринг.
• ККТ (контрольно-кассовая техника) должна была быть установлена до 1 июля 2017 г. Исключение составили плательщики единого налога на вменённый доход (ЕНВД), для которых действует отсрочка на год (до 1 июля 2018 года).
• В октябре 2017 года вступило в действие правило обязательного внедрения эквайринга для всех субъектов предпринимательской деятельности с годовым оборотом, превышающим 40 миллионов рублей.

Таким образом, к 1 июля 2018 года практически весь бизнес в России обязан использовать ККТ. До этой даты ИП, работающие на ЕНВД с оборотом до 40 млн. руб. в год имеют право выдавать по требованию покупателя не чек кассового аппарата, а квитанцию или иной документ в форме бланка строгой отчётности, в котором содержится информация о проведённой операции и данные получателя платежа.

Как подключить эквайринг

Торговый эквайринг как бизнес основан на взаимном интересе лица, предоставляющего услугу (банка или процессинговой компании) и магазина. Подключение к системе производится путём выполнения следующей последовательности действий:

1. Выбор исполнителя. Критериями служат расценки и условия сотрудничества.
2. Отправка заявки. Будущий пользователь услуги связывается с исполнителем и заполняет предлагаемый ему бланк (чаще всего можно в онлайн-режиме).
3. Подача документов. Содержимое пакета зависит от требований исполнителя и формы собственности пользователя (ООО, ИП, другие).
4. Заключение договора. По своей сути, этот документ – обычное соглашение о взаимном сотрудничестве или оказании услуги с указанием прав, обязательств, способов разрешения споров, сроков и пр.
5. Выбор типа ККТ, то есть оборудования (чаще арендуемого, но иногда и приобретаемого). В данном вопросе полезно прислушаться к рекомендациям поставщика, заинтересованного в получении регулярного дохода. В некоторых случаях возможно подключение к эквайрингу через ЭВОТОР (смарт-терминал, позволяющий все действия осуществлять дистанционно, что особенно ценно для СПД ФЛ).
6. Монтаж оборудования в торговой точке. Серьёзные финансовые компании берут заботу об установке, наладке, эксплуатационных мероприятиях и ремонте ККТ на себя. Они же снабжают пользователя расходными материалами.
7. Запуск эквайринга. Система тестируется, производится обучение персонала.

После этого шага можно подписывать акты приёмки и приступать к эксплуатации.

Как выбрать банк-эквайер

Со стороны кажется, что достаточно просто почитать условия в различных банках и выбрать из них тот, у которого стоимость подключения окажется ниже. Такой упрощенный подход грозит последствиями, выражаемыми известной поговоркой про дешёвую рыбку. Нет, не только в цене дело, а, как и в большинстве других случаев, в качестве предоставляемой услуги.

Не следует придавать большого значения таким критериям, как местоположение банка, наличие расчётного счёта в нём и общую тарифную политику учреждения. Намного важнее следующие факторы:

1. Максимальное разнообразие обслуживаемых платёжных систем. Чем больше их будет, тем меньше вероятность ситуации, когда покупатель не сможет рассчитаться за сделанную покупку.
2. Условия предоставления оборудования. Самый низкий процент, да ещё и часто без абонентской платы, взимают банки, имеющие в своей организационной структуре собственный процессинговый центр. Если финансовое учреждение небольшое, оно вынуждено обращаться к сторонним исполнителям. Подрядчики получают прибыль от выполняемых работ по монтажу и обслуживанию контрольно-кассовой техники, что повышает себестоимость услуги. Имеет значение также качество самого оборудования и совместимость его с другими системами. Наличие услуги интернет-эквайринга позволяет продавать товары даже без наличия платёжной карты – достаточно смартфона.
3. Обеспечение надёжной связи. Именно по причине сбоев коммуникаций происходят досадные задержки, вызывающие недовольство покупателей.
4. Дополнительные возможности. Расширенный функционал оборудования привлекает клиентов. Если в торговой точке есть свой ресторан, опция «чаевые» окажется нелишней. Функция автосверки позволяет оперативно подбивать итоги и снижает вероятность крупных ошибок. Есть и другие очень нужные и удобные сервисы.
5. Качество сервиса. Некоторые банки-эквайеры предоставляют пользователям личный кабинет, облегчающий клиентам контроль их платежей. Также возможны инициации программ лояльности, начисления бонусов и скидок. Эти и другие функции повышают объёмы продаж. Ну и, конечно, сервисное обслуживание оборудования (техподдержка), его своевременный и качественный ремонт тоже очень важны для пользователя.
6. Разнообразие финансовых условий. Для оценки важности этого пункта следует понимать, что такое эквайринг в банке. Простыми словами, этот сервис обозначается как один из источников прибыли. Если обороты магазина невысокие, то один лишь процент от выручки может даже не покрыть издержек на монтаж и обслуживание ККТ. В этом случае владельцу торговой точки могут предложить аренду оборудования или повышенную комиссию, и если условия окажутся приемлемыми, то возможно взаимовыгодное сотрудничество. Конечно, банковский эквайринг без комиссии невозможен, но процент может обсуждаться в каждом конкретном случае.

Самые популярные банки для эквайринга в России

В любом бизнесе есть фирмы, добившиеся наибольших успехов. По состоянию на 2018 год, лидирующие позиции в области эквайринга заняли следующие российские банки:

Договор эквайринга

Теперь о том, что это такое - договор торгового эквайринга, и как его заключить. По своей сути этот документ является обычным соглашением о предоставлении услуги (в данном случае информационно-технологического сопровождения приёма банковских карт) и включает в себя традиционные пункты об общих положениях, предмете, правах и обязанностях. Обычно банк берёт на себя:

• установку оборудования;
• обучение персонала: первичное, повторное и дополнительное, если в технологию эквайринга вносятся изменения;
• обеспечение бесперебойного функционирования терминалов;
• своевременное перечисление выручки на расчётный счёт заказчика;

Банк в результате заключения договора эквайринга получает следующие права:

• удержание оговоренных процентов от выручки в свою пользу;
• коррекция ошибочных перечислений;
• внесение изменения условий сотрудничества;
• изменение тарифов за предоставление услуги согласно отдельных пунктов договора (например, чем выше товарооборот, тем ниже процент);
• расторжение договора при возникновении неких обстоятельств.

В тексте также присутствуют пункты об обстоятельствах непреодолимой силы, ответственности сторон и другие традиционные атрибуты подобных документов.

Однако важнейшей (и неотъемлемой) частью договора эквайринга является приложение к нему, в котором подробно расписаны все технические аспекты взаимодействия банка и клиента. Именно его следует читать особенно внимательно перед тем, как подписывать.

Право на подключение услуги имеют резиденты РФ (юридические лица), открывшие счёт в одном из российских банков и занимающиеся разрешённой законом деятельностью.

Смотреть образец договора

Бухгалтерские проводки, характерные для эквайринга

При обычной продаже товара бухгалтерские проводки в розничной торговле отражают оплату наличных в кассу (Дт50 – Кт90.1), начисление НДС (Дт90.3 – Кт68) и списание себестоимости (Дт90.2 – Кт41) после чего сторнируется наценка (Дт90.2 – Кт42) как разница этих сумм. Ниже будет рассказано о том, как проводить операции эквайринга, то есть оплаты пластиковой банковской картой.

Отражение в бухучете в этом случае следует производить следующим образом:

1. Получение выручки при оплате по карте: Дт57 – Кт90.
2. Списание себестоимости реализованного товара: Дт90 – Кт41.
3. Удержание комиссии за услуги банка: Дт92 – Кт57.
4. Зачисление выручки на расчётный счёт торгующей организации: Дт51 – Кт57.

При эквайринге проводки по возврату денег покупателю в бухгалтерском учете должны сопровождаться составлением акта по форме КМ-3. Основанием для операции служат товарный чек, банковская карта и паспорт покупателя. Так как эти действия занимают довольно много времени, руководитель часто разрешает выплатить сумму возврата наличными, проведя её по кассе (через расходный ордер).

Отличие эквайринга от классической торговли за наличные и по перечислению состоит в том, что учет в бухгалтерии не предусматривает равенства суммы на счетах 50 («касса») и 51 («расчётный счёт») с общей выручкой. Во-первых, результат сложения будет отличаться на сумму комиссии банка. Во-вторых, деньги за реализованный товар магазин получит только на следующий день (или даже позже, в зависимости от условий договора и выпадающих выходных). Разница отражается по сальдо счёта 57 («деньги в пути»).

Проводки на 2019 год в бюджетной бухгалтерии по смыслу аналогичны. С учётом особенностей плана счетов, они выглядят так:

1. Начисление дохода от предоставления коммерческой услуги: Дт2 205 31 560 – Кт2 401 10 130
2. Оплата по карте: Дт2 201 23 510 – Кт 2 205 31 660
3. Зачисление суммы на лицевой счет: Дт2 201 11 510 – Кт 2 201 23 610
4. Начисление комиссии банка как задолженности: Дт2 109 90 226 – Кт2302 26 730
5. Оплата услуг банка: Дт2 302 26 630 – Кт2 201 11 226

Задержка поступления выручки, как и в случае с коммерческими организациями, отражается на промежуточном счёте «Денежные средства в пути» (201 23). Комиссия списывается на «Прочие работы, услуги» КОСГУ 226.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу

В данном случае речь идёт о слип-чеках. Что это такое? В бухгалтерии под этим термином подразумевается документ, распечатанный на импринтере терминала в трёх экземплярах, содержащий информацию о проведенной операции и продавце. Слип-чек подтверждает факт операции с картой, физически присутствующей в момент сделки. Один экземпляр выдаётся плательщику, второй остаётся у продавца, третий передаётся в банк.

По этому документу можно отследить:

• данные счетчиков денег на начало и конец смены;
• общую сумму выручки до момента гашения;
• сумму возвратов денег, если они имели место;
• сумму предоставленных скидок;
• сумму по аннулированным чекам.

• дата каждого документа;
• его номер;
• гросс-итог (сумма в начале и по завершении смены);
• суммы продаж, возвратов, скидок и т.п.

Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).

Новости

На этой странице:

• Что такое зет-отчёт
• Сняли Z-отчет, что дальше?
• Ежесуточный контроль
• Особенности Z-отчета
• Z-отчет утрачен, как быть?
• Забыли снять Z-отчет вовремя?
• Санкции и штрафы за нарушения снятия зет-отчёта

Не всем предпринимателям обязательно использовать в своей бизнес-деятельности контрольно-кассовую технику, но если такой аппарат должным образом зарегистрирован в ИНФС, то при его применении нужно строго соблюдать кассовую дисциплину во избежание серьезных штрафов. Одним из обязательных элементов работы каcсира-операциониста является снятие Z-отчета. Что это за документ, для чего он нужен, как поступать в случае его утери, а также каким санкциям могут подвергнуться предприниматели за неправильную Z-отчетность - обо всём подробно ниже.

Особенности формирования отчета о закрытии смены в онлайн кассе

Сказанное выше позволяет сделать вывод о том, что применение зет-отчетов в онлайн-кассах в их историческом значении новый порядок использования ККТ не предусматривает. В то же время, в соответствии с п.2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, по окончании расчетов с применением ККТ (в конце дня или смены) формируется отчет о закрытии смены. По сути, это и есть Z-отчет, который при применении онлайн-касс в автоматическом режиме передается в ФНС.
При соответствующей автоматизации данные сведения отражаются и в системе бухгалтерского учета организации и ИП, применяющих ККТ. Отчет о закрытии смены, содержащий итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках (БСО) и кассовых чеках коррекции (БСО коррекции), может быть также распечатан на бумаге.

Нужен ли z-отчет при использовании онлайн-кассы?

Перечень регионов, где действуют упрощенные правила торговли с применением рассматриваемых касс, устанавливается законодательно. На частый вопрос предпринимателей: «обязательно ли в чеке онлайн-кассы указывать наименование товара?» стоит отметить, что законодательством установлены определенные льготы в части формирования чеков на онлайн-кассах для магазинов, работающих по следующим налоговым системам:

• ЕСХН;
• ЕНВД.

Индивидуальные предприниматели, работающие по соответствующим системам налогообложения, но не продающие подакцизные товары (!), могут не фиксировать на чеках названия товаров, а также общее их количество до 01.02.2021 года. Согласно положениям 54-ФЗ предусмотрен еще один тип кассового документа, формируемого на онлайн-кассе - чек коррекции.

Требования к чеку онлайн-кассы

ФЗ – добровольный переход на онлайн-кассы (по желанию); 2) с 1 февраля 2017 года согласно п. 3, 7 и 8 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ – подключают к ИФНС только онлайн-кассы. При этом, старые аппараты, которые приобретены до 1 февраля 2017 года, можно использовать до 1 июля 2017 года. Исключение составляют организации и предприниматели на ЕНВД; предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения; организации и предприниматели при оказании услуг населению; 3) с 1 июля 2017 года – весь бизнес уже должен будет перейти на онлайн-кассы; 4) с 1 июля 2018 года – налогоплательщики ЕНВД и патента должны будут в обязательном порядке применять онлайн-ККТ, хотя на сегодняшний день им можно вообще обходиться без кассы на основании ст.

7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ.

Z-отчет: онлайн-касса

Если ранее требования к содержанию кассовых чеков и БСО были закреплены в отдельных подзаконных актах, то сейчас они указаны в ст. 4.7 Федерального закона 54-ФЗ. Сравнение новых и старых требований к реквизитам кассовых чеков и БСО можно посмотреть в ТАБЛИЦЕ (файл PDF). В случаях, предусмотренных законодательством, на бумажном или электронном чеке онлайн-кассы также может фиксироваться QR-код для проверки чека.
В данном QR-коде шифруются:

• дата и время совершения платежа покупателем;
• номер фискального документа;
• признак платежа;
• сумма по чеку;
• номер накопителя, присвоенный на заводе;
• фискальный признак.

Приведенный выше перечень реквизитов чека существенно отличается от того, который характеризует кассовые чеки, использовавшиеся до законодательного закрепления обязательства магазинов использовать онлайн-кассы.

Что такое z отчёт и как часто его нужно снимать

В новой редакции закона 54-ФЗ перечислены фискальные документы, которые должны храниться в фискальном накопителе:

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора

Как вы видите, среди них нет привычного Z-отчета (отчета с гашением), но появился отчет о закрытии смены. Аналогичны ли эти отчеты? Давайте разберемся.

Отчет о закрытии смены – это то же самое что и z-отчет?

Рассмотрим, что изменилось в отчетности по кассе. Какова роль зет-отчета в ККТ? Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе? Итоги Какова роль зет-отчета в ККТ? Зет-отчет (или отчет с гашением) - такое название имеет итоговый отчет по кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:

• для обнуления данных по продажам за смену;
• подведения итогов по выручке за смену;
• фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
• отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
• обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).

Z-отчет необходимо формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокируется) и обязательно распечатывать.

• Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
• Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
• Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
• Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.
ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки.

Как хранить чеки с гашением онлайн кассах

ЗДЕСЬ (откроется в новом окне). В предусмотренных законом случаях магазину может потребоваться распечатывать чеки с реквизитом «код товарной номенклатуры». Порядок применения данного реквизита должен регулироваться отдельным нормативным актом. Реквизиты на бумажном чеке должны хорошо читаться в течение 6 месяцев.

Если торговля осуществляется в местностях, где доступ к интернету затруднен (вследствие чего использование онлайн-касс в обычном режиме может быть неосуществимо), то в чеке онлайн-кассы могут не фиксироваться:

• адрес для проверки чека (адрес Налоговой инспекции);
• e-mail магазина и контакты покупателя (либо заменяющие их сведения).

Собственно, применение онлайновых касс в таких местностях осуществляется в рамках отдельного механизма - предполагающего значительное упрощение работы торговых точек.
Среди прочих данных, в нем обязательно должно быть указаны:

• ИНН и название организации, использующей ККТ
• дата и время формирования отчета
• имя кассира и ИНН (если есть)
• регистрационный номер ККТ
• адрес и место расчетов
• сколько всего чеков (БСО) сформировано за смену
• сколько фискальных документов не удалось передать в ОФД
• начиная с какого времени прекратилась передача данных
• счетчики итогов смены (суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода и по чекам коррекции) *

На основании этого отчета кассир формирует справку-отчет кассира-операциониста (форме КМ-6) и заполняет журнал кассира-операциониста (КМ-4) При закрытии смены не требуется заполнять и хранить формы КМ-4 и КМ-6 Письмо ФНС от 26 сентября 2016 г.

Формирование документов

Организации, осуществляющие наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт, обязаны применять ККТ, включенную в Государственный реестр, и выдавать в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки (Согласно п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт", письмо УФНС России по г. Москве от 28.03.2005 N 22-12/19995).

Таким образом, вся выручка за товары, оплаченные платежными картами, должна пробиваться через контрольно-кассовые машины (ККМ) по аналогии с оплатой наличными.

На суммы, оплаченные по платежным картам, фискальный чек желательно пробивать по отдельной секции ККМ. При этом в Z-отчете, суммы оплаченные наличными и по картам будут отражаться отдельно, что значительно облегчит их учет и позволит избежать двойного налогообложения.

Документы, оформляемые при оплате картами должны пересылаться и храниться по четко определенному, порядку для исключения случаев утраты документов, снижения трудозатрат по поиску, анализу и обработке документов, своевременного предоставления копий документов по запросу банка, снижения рисков финансовых потерь при работе со спорными транзакциями.

Пересылка документов

Бумажные слипы должны инкассироваться (предоставляться) в банк не позднее десятого рабочего дня от даты совершения операции.

Сверка итогов должна производиться в день совершения операций (ежедневно в конце рабочего дня).

Документы, оформленные в точке продаж следует передавать в бухгалтерию в соответствии с планом передачи документов, в виде «бондеролек» с указанием точки продаж (если у предприятия сеть торговых точек), даты формирования и ответственного исполнителя.

Хранение документов

В соответствии с условиями договора эквайринга, предприятие обязано хранить документы и информацию, связанную с операциями (отчеты, расписки клиентов в получении товаров, и пр.), в течение трех лет от даты совершения операции, в месте, обеспечивающем безопасность и сохранность документации.

Для хранения слипов и торговых чеков удобно использовать низкую коробку (как вариант крышку от стандартной коробки бумаги формата A4), располагая бандерольки горизонтально в стоячем положении. Если торговых точек у предприятия несколько, то каждый день можно отделять закладкой. По прошествии трех месяцев со дня проведения операции, чеки можно передавать в архив, т.к. вероятность получения запроса, указанных документов, по истечение этого срока резко снижается.

Изъятие документов

В течение всего срока действия договора, банк-эквайер имеет право запросить оригиналы или копии первичных документов по операциям, совершенным с использованием платежных карт, а также письменное заявление с изложением обстоятельств проведения операции в торговой точке.

При этом банк обязан направить предприятию письменный запрос с указанием вида запрашиваемых документов и дат их составления. Предприятие обязано предоставлять запрашиваемые документы в течение трех рабочих дней с даты получения запроса. При правильно поставленном документообороте, выполнить это требование не составляет большого труда.

Непредставление, запрашиваемых банком документов в указанные сроки, является основанием для предъявления требования предприятию о возмещении суммы, на которую был сделан запрос.

С нормативно-правовыми документами в области эквайринга и платежных карт можно ознакомиться на странице " ".